ネイルサロンを経営するにあたり、カルテは顧客情報を管理し、売上に繋げるために重要です。
しかし、顧客数の増加に伴いカルテも増えるため、管理が段々と大変になってきます。お客さまが増えても情報やカルテの管理をしっかり行い、安定したネイルサロン経営を目指しましょう。
この記事では、ネイルサロンの経営で大切なポイントを電子カルテと共に紹介します。電子カルテのメリット・デメリットも比べているので、導入を迷っている方や詳しく知りたい方はぜひご覧ください。
ネイルサロンのカルテに必要な項目
ネイルサロンのカルテはお客さまの情報を管理するだけでなく、顧客満足度を上げるためにも重要です。
カルテは管理が面倒な部分もありますが、お客さまの情報はリピーターの増加や販促に活用できるので、しっかり記入して保存しましょう。
ネイルサロンのカルテに必要な項目は次の3つです。
- お客さまの基本情報
- カウンセリングの内容
- 施術内容
お客さまの基本情報
お客さまの基本情報には下記の内容を記載します。
- 氏名
- 住所
- 生年月日
- 電話番号
- メールアドレス
- アレルギーの有無
これらの情報はネイルサロンの販促に活用できるので、必ず記載しましょう。
カウンセリングの内容
ネイルサロンでは、お客さまが具体的な仕上がりのイメージを持っていない場合、ネイリストと相談しながらデザインや色を決めていくことになります。
カウンセリングでは下記のような質問をして、お客さまとイメージを共有できるように努めましょう。
- ネイルサロンの施術は何回目？
- 仕事柄NGなネイルは？
- 指先を使う頻度(PCをよく使う、家事をする、など)
会話と質問を交えながら、ネイルブックやカラーチャートなどを一緒に見てお客さまとイメージを共有しましょう。
さらに好みを詳しく知りたい場合は、「好きな色」「好きな系統(綺麗系・可愛い系・シンプルなど)」「好みのモチーフ(花・模様など)」などの質問も有効です。また、施術中にどのように過ごしたいかもカウンセリングで聞いておくと、お客さまはリラックスして施術を受けることができます。
店舗の方針によっても変わると思いますが、お客さまによっては「静かに過ごしたい」「おしゃべりをしたい」など希望はさまざまです。事前にどのように過ごしたいか確認しておくと安心です。初回のカウンセリングでは、今後リピーターになってくれる可能性を見据えて、お客さまとのやり取りの内容をしっかり残すことが大切です。
カウンセリングした内容はカルテに記入し、同じ質問を何度も繰り返さないように気を付けましょう。
施術内容
施術の内容は、カラーやデザインなどを含めて詳細に残しておくと、後から見直したときに分かりやすく、他の従業員との情報共有もスムーズに行えます。
完成したネイルを写真で残しておくこともおすすめです。写真のみで分かりにくいところは、文字でコメントしておくと良いでしょう。次回の来店時に「前回のデザインと似た感じで」「全く違うデザインで」というオーダーをされたとき、前回の施術記録が役に立ちます。
また、ネイルの記録を継続的に残しておくことで、好みの傾向をつかみやすくなり、相談を受けた際に「提案がしやすくなる」というメリットもあります。
たくさんのお客さまの施術内容を記録していくことで、年代による好みや流行りをいち早く捉えることも可能です。
ネイルサロンで電子カルテを使うメリット
ネイルサロンで使うカルテは電子カルテがおすすめです。電子カルテにはメリットがたくさんあるのでご紹介します。
探したい情報がすぐに見つかる
お客さまのカルテを探す作業は、1日に何度も行うと時間のロスと感じたり、面倒だと思うこともあるでしょう。
電子カルテは検索機能があるので、探したい情報を入力するだけで欲しい情報が見つかります。氏名から過去のカルテをすぐに検索できるので、来店したお客さまを待たせることなくカルテを確認できます。
写真が簡単に保存できる
電子カルテはタブレットで撮影するだけでそのまま写真の保存が可能です。紙のカルテでは難しかった写真の扱いが手軽にできるようになります。
完成したネイルの写真は、次回来店時の参考になりますし、お店のサンプル写真としても活用できます。
紙・印刷代・保管場所が必要ない
紙カルテは、来店人数や実績が増えてくれば比例してカルテも多くなり、印刷代や保管場所の管理がだんだんと負担になってきます。一方で電子カルテは、カルテが増えてもタブレット内で管理するので、カルテの保管場所に困りません。
また、紙カルテでは発生する可能性があった、カルテの紛失や破損といった心配もなくなります。カルテの保管場所を無くすことで、サロンの内装をすっきりとさせることができます。
紛失を防げる
紙カルテは顧客情報が棚にあることが多く、人が見ていない時に勝手に持ち出されることや紛失がリスクでした。電子カルテの場合は、顧客情報をクラウドに保存するので紛失するリスクは少なくなります。
ただし、電子カルテはクラウドに情報を保存するので、インターネット上のセキュリティ対策が必要です。顧客情報を守るために、セキュリティ対策を適切に実施しているか確認しましょう。
電子カルテはシステムの連携が可能
電子カルテは、他のシステムと連携して予約の一元管理や会計管理が可能です。
連携機能が充実していると、業務の作業効率が上がります。システムを活用して事務的な時間をなるべく減らすことで、販促や従業員の教育などに力を入れることができます。
電子カルテと相性の良いシステムは下記です。
- 予約管理システム
- POSシステム
- 販促アプリ
今回は電子カルテ「ビューティーパレット」とも連携できる、おすすめのシステムを紹介します。
予約管理システム
ネイルサロンは、さまざまなサイトで予約できるようにしておくことで、の目に触れることができます。各サイトを見たお客さまがそのまま予約してくれることもあるため、予約の増加が見込めます。
ネット予約などは24時間受付可能なので、営業時間外でもお客さまが「予約したい」と思った瞬間に予約でき、予約の機会損失が防げます。
しかし、予約方法の種類が増えると管理が大変になり、ダブルブッキングが発生してしまうおそれがあります。ダブルブッキングを防ぐためには、予約管理システムを導入するのがおすすめです。予約管理システム「かんざし」なら、複数の予約サイトを一元管理することができます。
業界トップクラスのお得な料金で導入できるため、初期費用にお悩みのオーナー様も手軽に導入できます。
POSシステム
POSシステムは、リアルタイムでの売上や在庫の管理、営業分析、外部機器との連携でキャッシュレス決済などを行うシステムです。
ネイルサロンでPOSシステムを導入するメリットは主に下記の内容です。
- 外部機器と連携してキャッシュレス決済が使える
- 売上の管理がしやすくなる
- 在庫の管理ができる
キャッシュレス決済には、金銭のやり取りによる人的ミスが防げるなどのメリットがあります。
クレジットカードやQRコード決済の他にも、接触ICクレジットカード、FeliCa系電子マネー、タッチ決済などにも対応できます。エステサロンの運営をスムーズにしてくれるPOSシステムなら「サロエボ」がおすすめです。
サロエボは予約管理やカルテ管理、売上管理、販促機能などのサロン業務を一元管理できるサロン運営に特化したPOSシステムです。
販促アプリ
予約管理システムで予約の間口を広げたとしても、増やせる集客数は限定的です。そこで、店舗をもっとアピールしてリピーターを増やそうというのが店舗専用の販促アプリです。
店舗専用の販促アプリは簡単に作成でき、操作や編集もサイトと比べると簡単です。「店舗の情報配信」「ポイント付与」「クーポン配信」などが行えるので、集客や売上に直結するアプローチが可能です。
また、ホットペッパー経由などの予約では経営側にコストが発生する場合がありますが、販促アプリからの予約はコストがかからないケースが多いです。リピーターのお客さまには店舗アプリから予約してもらうことで、コストの削減にもなります。
お店から情報配信やポイント付与、クーポン配信を行いたい場合は、販促アプリ「マイコレ」がおすすめです。マイコレの管理機能はクラウド対応なので、パソコンやスマホ、タブレットからでも簡単にアプリの内容を更新することができます。
電子カルテにデメリットはある？
電子カルテは、顧客情報や施術履歴を効率的に管理できる便利な仕組みですが、導入すればすべての課題が解決するわけではありません。
インターネット環境への依存やコスト、運用面での工夫が必要になるなど、事前に理解しておきたい注意点もあります。導入後に「思っていたのと違った」とならないよう、メリットだけでなくデメリットについても確認しておきましょう。
通信トラブルが発生すると利用できなくなる
電子カルテはクラウド上で管理される仕組みのため、インターネット接続が不安定な場合や通信障害が発生した場合、一時的に閲覧・入力ができなくなる可能性があります。
来店時のカルテ確認や施術記録の入力が滞ると、接客やオペレーションに影響が出ることもあるため、安定した回線環境の整備やバックアップ体制を検討しておく必要があります。
月額費用や初期設定にコストがかかる
電子カルテは便利な反面、システム利用料が発生する点がデメリットです。
多くのサービスが月額課金型となっており、機能や連携内容によって費用が変動します。また、導入時には初期設定やスタッフ教育の工数も必要になるため、単純な「紙からの切り替え」よりも一定のコストがかかることを理解しておく必要があります。
サービス変更・乗り換え時にデータ移行の手間が発生する
電子カルテはサービスごとに仕様が異なるため、別のシステムへ移行する際にデータの引き継ぎがスムーズにいかないケースがあります。
フォーマットの違いや対応範囲によっては手作業での移行が必要になる場合もあり、将来的な乗り換えの可能性も踏まえて選定することが大切です。
電子カルテはビューティーパレットがおすすめ
ネイルサロンにぴったりな電子カルテ「ビューティーパレット」をご存知でしょうか。
ビューティーパレットの電子カルテは4,000店舗以上の導入実績があり、サロン業務を一元管理できるので、少人数で運営しているサロン様も快適に利用できるシステムです。
電子機器が苦手な人も簡単操作！
電子カルテというと、複雑な機械操作や設定が必要と思う方もいるかもしれませんが、ビューティーパレットの電子カルテは操作が簡単です。
スマホを使うような感覚で操作できるので、パソコンが苦手な方でも使いやすく、簡単に扱えます。専用のサポートデスクがあるので、導入後にわからないことがあれば、メールや電話でサポートを受けることができて安心です。
手書きもできる！
ビューティーパレットの電子カルテは手書きの記入が可能です。
電子カルテは文字入力が必要と思っている方もいるかもしれませんが、タブレット画面に手書きできるので、紙カルテと同じような感覚で使えます。
また、カルテだけでなく保存した写真にも細かい説明や一言を直接手書きできるので、紙カルテにはなかった便利さがあります。
初期費用が抑えられる！
電子カルテの維持には費用がかかりますが、ビューティーパレットの電子カルテは初期費用をなるべく抑えて負担が少なく導入できるようにしています。設置工事や機器・端末などの初期設定の費用は無料です。
LANや電話線の配線など工事が必要な場合は、運営会社が全部まとめて行うので、難しい手続きなども必要ありません。
専用端末不要！iPadも使える！
電子カルテに使う端末は、好みのメーカーが使えます。人気のiPadはもちろん、Androidも利用できます。
既に端末をお持ちの方は、わざわざ購入する必要がないので端末代金を抑えて電子カルテの導入が可能です。
端末の推奨環境
| iPad | iPad Air 2、iPad mini 4以降のモデル |
|---|---|
| Android | OSが4.x以降のモデル ※目安として2015年以降の製品 |
※サイズは8インチ以上を推奨、画面表示は横向きです。（カルテの縦書きは対応していません。）
まとめ
ネイルサロンのカルテは紙で管理するのが普通の時代もありましたが、電子カルテが登場してからは効率的にカルテ管理ができるようになり普及が広がってきています。
電子カルテには「ネイル写真とカルテが一緒に保存できる」「探したい情報がすぐ見つかる」といったメリットがあり、導入を検討する方も増えています。ビューティーパレットの電子カルテなら「紙カルテからの移行」「新規開店」どちらのサポートもしっかり行っており、安心して導入いただけます。
設置工事や初期設定の費用が必要ないので、初期費用を抑えて導入したい方はビューティーパレットがおすすめです。
