マツエクサロンのカルテ管理に悩んでいませんか？
「紙カルテがどんどん増えていく」
「カルテ探しが面倒」
「カルテを販促にも活用したい」
そんな悩みは電子カルテがあれば解決します！
ペーパーレスなカルテ管理やカルテの検索も簡単にできるので、業務の無駄を省いてサービスの向上が目指せます。
導入した場合のメリット・デメリットを紹介するので電子カルテが気になっている方はぜひご覧ください。
マツエクサロンにおけるカルテの役割
マツエクを利用するお客様は、多くの場合「なりたい目元のイメージ」をはっきり持っています。
そのため、仕上がりが少しでもズレると満足度が下がり、リピートにつながりにくくなります。技術が高くても、イメージ共有が不十分だと評価されにくい点がマツエクの難しさです。
ズレを防ぐには、写真や画像を使った丁寧なカウンセリングが欠かせません。さらに、その内容を毎回カルテに残しておけば、前回の好みをすぐ思い出せるため、カウンセリングがスムーズになり、担当が変わっても仕上がりにブレが出にくくなります。
デザインの好みだけでなく、会話の中のちょっとした情報も記録しておくと、「覚えてくれている」という安心感にもつながります。
カルテはリピーターを増やし、お客様の傾向をつかむための大切なデータです。毎回の記録が、サロン運営の質を大きく高めます。
カウンセリング内容を残すことで「ブレない仕上がり」を実現
理想のデザインを毎回安定して再現するためには、初回だけでなく、来店のたびに細かい情報をヒアリングし、カルテに残しておくことが欠かせません。
特に次の3つは、仕上がりを左右する重要ポイントです。
- 好みのデザイン：カール・長さ・太さ・本数・ボリューム感など
- ライフスタイル：仕事でナチュラルが必須、メイク時間を短縮したいなど
- まつ毛や目元の悩み：細い・抜けやすい・左右差がある・持ちを良くしたいなど
このように、カルテがあれば、前回の内容を確認しながらスムーズにカウンセリングできるようになり、スタッフが変わっても好みや注意点を正確に共有できます。
さらに、「自分のことを理解してくれている」という安心感にもつながるため、仕上がりのブレを防ぎ、リピート率の向上にも貢献します。
マツエクサロンが電子カルテを導入する6つのメリット
マツエクサロンが電子カルテを使うメリットは6つあります。
- 手書きで細かく書き込める
- 写真が簡単に保存できる
- 紙・印刷代・保管スペースを削減できる
- 必要なカルテをすぐに検索できる
- 紛失や情報漏えいのリスクを減らせる
- 予約・販促・会計など他システムと連携できる
それぞれのメリットについて確認しておきましょう。
手書きで細かく書き込める
電子カルテは、パソコンが苦手な人でもスマホの操作に似た感覚で使えます。
紙のカルテと同じようにカルテ記入が可能なので、図やちょっとしたコメントには手書きが便利です。
また、文字入力は手書きよりもカルテをきれいに書けるという利点があります。手書きと文字入力の良いところを組み合わせることで、手書きのみのカルテより使い勝手がよくなります。
定型の内容は項目にして、該当する項目をチェックするだけにしておけば、サロンに合わせたカルテが完成します。
写真が簡単に保存できる
紙カルテでは写真を一緒に保存するのが面倒でしたが、電子カルテはタブレットで撮影してアップロードするだけなので簡単です。
写真を撮られること自体に抵抗のあるお客様もいるので、撮影には毎回承諾が必要ですが、写真は術前術後の変化が分かりやすいので重宝します。定番のデザインカタログで説明しても良いですが、写真があるとお客様も実際の仕上がりイメージが湧きやすくなる場合もあります。
例えば、40代の方には20代目元のデザインカタログで説明するより、同じ年代の施術写真を見せた方がイメージしやすく「同じ年代の施術経験も豊富」と思ってもらえてお客様の安心感にもつながります。
また、写真は経験の浅いアイリストの教育にも活用できます。先輩の施術写真を見せての教育や、新人が行った施術写真を後から確認してアドバイスすることも可能です。
新人教育は大変ですが、写真を使えば教育やフォローの手助けになります。
紙・印刷代・保管スペースを削減できる
紙カルテは来店人数や実績が増えると比例して多くなり、印刷代や保管場所がだんだんと負担になってきます。
電子カルテは、増えてもタブレット内で管理するので、カルテの置き場所に困りません。紙カルテでは発生する可能性があった、カルテの紛失や破損といった心配もなくなります。
カルテ置き場を無くすことで、サロンの内装をすっきりとさせることも可能です。
必要なカルテをすぐに検索できる
お客様のカルテは、保存しているたくさんのカルテの中から探すので、手間や時間がかかり大変です。
紙カルテでは棚から取り出して探す必要がありましたが、電子カルテなら名前などの情報を入れるだけですぐに検索ができます。カルテ探しに時間がかからないので、お客様を待たせる必要がなく時短になります。
タブレットなら、接客をしながらカルテの確認ができスマートです。
紛失や情報漏えいのリスクを減らせる
紙カルテでは、顧客情報を勝手に持ち出されることや紛失といったリスクがありますが、電子カルテなら不正な持ち出しや閲覧を防ぐことができます。
ただし、クラウドに顧客情報などを保存するので、インターネット上のセキュリティ対策が必要です。
情報を守るためにセキュリティ対策を適切に実施し、定期的に確認することが重要です。
予約・販促・会計など他システムと連携できる
電子カルテは他のシステムと連携できるので、管理がラクで使いやすくなります。
例えば、下記のような内容の連携が可能です。
- 予約管理
- 店舗販促
- スタッフ管理
- 在庫管理
- 会計システム
連携機能が充実していると経営の作業効率が上がります。
集計や確認などの事務作業を効率化して、販促やスタッフ技術の向上に力を入れて売上UPを目指しましょう。
電子カルテにデメリットはある？
電子カルテは便利な一方で、導入前に理解しておきたい4つの注意点があります。
- タブレットのバッテリー管理が必要になる
- 初期設定やデータ移行に手間がかかる
- システム障害時は一時的に閲覧できない可能性がある
- 月額費用が継続的に発生する
ここでは、それぞれのデメリットと、サロン運用で気をつけたいポイントを確認しておきましょう。
タブレットのバッテリー管理が必要になる
電子カルテはタブレットを使うため、営業中にバッテリー切れを起こすとカルテの入力や確認ができなくなってしまいます。
紙カルテでは不要だった「充電・管理」の手間が発生するので注意しましょう。営業前に充電状況を確認し、日常業務への影響を防ぐ対策が必要になります。
初期設定やデータ移行に手間がかかる
導入直後は、サロンに合わせたカルテ項目の設定や、必要な範囲で紙カルテからデータを移行する作業が必要になります。
特に紙カルテを多く保管しているサロンでは、すべてを移行しようとすると作業負担が大きくなってしまいます。
電子カルテに移行する際は、「初回来店時に順次登録する」「必要な顧客だけ移行する」など、事前に移行ルールを決めておくとスムーズに運用を始められます。
システム障害時は一時的に閲覧できない可能性がある
電子カルテはクラウドを利用しているため、まれにシステム側の障害や通信トラブルでアクセスしにくくなる場合があります。
頻発するものではありませんが、万が一に備えて「施術で特に必要な項目だけ最低限メモしておく」などのバックアップ運用を検討しておくと安心です。
オフライン時にどこまで操作できるかはサービスごとに異なるため、導入前に確認しておきましょう。
月額費用が継続的に発生する
電子カルテは紙カルテと違い、システムの利用料として月額費用がかかります。
予約連携・写真保存・販促機能など、利用する機能によって金額が変わるため、現状のサロン運営に必要な範囲を確認しておくことが重要になります。
また、料金プランは、機能や契約内容によって店舗ごとに異なることが多いです。正確な費用については、見積もりの依頼が必要になります。
電子カルテの活用法
電子カルテを導入した場合、どのように活用できるのかシミュレーションしてみましょう。
具体的な内容を知ることで、電子カルテが身近に感じられます。
タブレットに基本情報を入力してもらう
お客様にタブレットを渡して自身の情報を入力してもらいます。
自身の情報とは下記のような内容です。
- 氏名
- 住所
- 生年月日
- 電話番号
- コンタクトレンズの有無
- アレルギーの有無
基本情報の内容はサロンにあった項目を自分好みに選んで設定してください。POS連動をしていると、入力した情報は自動的にカルテ化されPOSに反映登録されます。
紙の場合は、記入していただいた情報を後からPOS本体に登録する必要がありましたが、直接タブレットに入力してもらうことでスタッフの不要な作業を軽減します。
カウンセリング内容を記録
リピーターのお客様は下記のようなカウンセリングを苦手に思う傾向があります。
- 自分の悩みを何度も言わせる
- 理想を何度も説明するのが面倒くさい
- 前回話した内容を忘れている
- 同じことを何度も聞かれる
カウンセリングで上記のような内容を聞いた場合はカルテに記入し、何度も同じことを聞かれていると感じさせないようにしましょう。
確認のために「たれ目が理想でしたよね？」「束感がある方が好みでしたよね？」というように、前回のカルテから誘導するような質問であればお客様も答えやすいはずです。
お客様は質問の仕方によって「理解してくれている」「前回のことを覚えていてくれている」と感じるので、カルテの記録からリピートにつながるような気持ちの良い接客を試みてください。
初回のカウンセリングは、今後リピーターになってくれる可能性があるので、カウンセリングの記録をカルテとして手厚く残すことが重要です。
1度聞いた内容はカルテに残して、お客様の理想に近づけるためのデザインや雰囲気にあった提案をして満足度の高い仕上がりを目指しましょう。
施術内容を記録
施術内容の記録は、リピーターのお客様には前回と比べてどのように変化して施術したいかの目安になります。
カルテを見れば「前回と同じで」「前回より〇〇を増やして」といった要望にも答えやすくなります。電子カルテは写真と一緒に保存できるので、お客様のビフォーアフターの説明に活用したり、施術イメージをより分かりやすく記録したりできます。
施術内容は地道に記録を残していくことで、流行りや人気の傾向が早くつかめるので、デザインを迷っているお客様に提案する際にも活用できます。
同意書を用意
同意書や承諾書はタブレットで作成し、お客様にはタブレットへ直接署名していただき、そのまま保存・管理できます。
同意書の内容は、質問や注意事項を1つずつ作成でき、チェックボックスやラジオボタンなど回答方法も個別に設定可能です。
署名データは顧客カルテに紐づいて保存できるので、管理や後からデータを見たい時にも簡単に取り出せます。
後日優待サービスを行う
カルテに記入してもらった住所やアドレスなどを利用して販促に活用しましょう。
優待サービスは、リピートや友人紹介のチャンスを広げます。来店後のお礼メールや次回の優待サービスなどの情報は、設定することで自動的に配信することも可能です。
はがきは切手代が必要なため、たくさんのお客様に優待サービスを行いたい際には、メールやラインでの配信がおすすめです。
紙カルテでは、記載されたアドレスを入力する作業が面倒でしたが、電子カルテなら、選択やコピーするだけで配信設定ができ、無駄な作業が省けます。
電子カルテはビューティーパレットがおすすめ
電子カルテには種類がありますが、マツエクサロンにはビューティーパレットがおすすめです。
ビューティーパレットの電子カルテは4,000店舗以上の導入実績があり、サロン業務を一元管理できるので、少人数で運営しているサロン様も快適に利用できるシステムです。
サロン専用のタブレット型カルテ ビューティーパレットはこちら
電子機器が苦手な人も簡単操作！
電子カルテは多機能なので、使いこなせるか不安になる方もいるかもしれませんが、基本的な機能はタブレットを見てタッチするだけなので簡単です。
パソコンが苦手と感じているアナログなスタッフがいても使いやすい仕組みになっています。
べース画像設定機能
ベースとなるカルテ台紙を取り込み、電子カルテとして設定できます。
ネイルサロン用、ヘアーサロン用、エステサロン用など、業種に合わせたカルテをご用意ください。台紙は自由に選ぶことができるため、使いやすい理想のカルテが作れます。
カルテには写真を貼付することもできます。お客様の写真自体をベースにして、カルテとして活用することも可能です。
手書きもできる！
図や写真にも手書きできるので、言葉では伝わりにくい説明も気軽に書き込めます。
ペンツールで鉛筆・マーカーなどペン先を選択し、線の太さも調整できます。もちろんカラーも色々選べるので、分かりやすくカラーで装飾した情報を残せます。
また、手書きでは書きにくい・時間がかかるという場合はテキスト入力も可能です。タブレットのスクリーンキーボードを使って、好きな場所に自由に書き込みができます。長い文章は時間がかかるという場合は、テキスト入力機能がスムーズで便利です。
専用端末が不要！
特定のタブレットや専用の端末は不要で、市販のタブレットや手持ちのタブレットでも利用可能です｡
※機種によってはご利用いただけない場合がございます。
初期費用が抑えられる！
設置工事費や初期設定に費用はかかりません。
手持ちのタブレットを活用すればさらにコストダウンして導入できます。店舗の環境にもよりますが、導入は2〜3週間で可能です。導入後も徹底したサポート体制があるので安心して利用できます。
システム連携が可能！
電子カルテのみの利用も良いですが、システム連携をするともっと便利に電子カルテが使えます。
ビューティーパレットは下記のシステムと連携できます。
- かんざし(予約管理)
- サロエボ(予約管理・接客・販促・経営管理)
- マイコレ(販促)
- クラウド会計ソフトfreee(経営管理)
全てを連携する必要はなく、必要な機能のみ連携させることも可能です。
それぞれのシステムについては下記リンクよりご確認ください。
まとめ
マツエクサロンのカルテは電子カルテがおすすめです。
カルテ管理が場所をとらず簡単になり、カルテを活用した販促も行えます。マツエクサロンにとって「集客」は大切ですが、どうやったらよいか悩むこともあるでしょう。
「集客」が無いと「リピーター」も生まれにくいですし、売上にも直結してきます。電子カルテは記録するだけではなく、システムを連携してさらに便利に使うことができます。
はじめはカルテ機能のみを利用してみて、今後分析や販促にも使えるように機能を拡張していくことも可能です。
電子カルテを活用して接客力や集客力のあるサロン経営を目指しましょう。
